Privacyverklaring
Privacy & Beveiliging in het kort (Samenvatting)
Duidelijke verantwoordelijkheid
De optiekzaak blijft verantwoordelijk voor het klantcontact en de meting in de winkel; Oculy is verantwoordelijk voor het beveiligde platform en de optometrische beoordeling op afstand.
Medisch beroepsgeheim & WGBO
Patiëntdossiers worden uitsluitend ingezien door bevoegde optometristen voor diagnostiek en triage (AVG art. 9 lid 2 sub h). Elke inzage wordt vastgelegd in een onwijzigbaar auditlog.
Menselijke beoordeling (geen AI-besluiten)
Onze software helpt bij het ordenen van urgentie, maar neemt nooit zelfstandig medische beslissingen. Elk dossier wordt persoonlijk beoordeeld door een gekwalificeerde optometrist.
Maximale technische beveiliging
Alle gegevens en oogscans blijven binnen de Europese Economische Ruimte (Nederland), zijn versleuteld, per praktijk strikt gescheiden en beveiligd met tweefactorauthenticatie (2FA).
1. Wie is verantwoordelijk?
Verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen die in deze verklaring worden beschreven (voor zover Oculy die rol vervult):
- Oculy Teleoptometrie
- Vestiging: Utrecht, Nederland
- KvK-gegevens opvraagbaar · AGB-code opvraagbaar
- E-mail: info@oculy.nl
Privacycontactpersoon / Functionaris Gegevensbescherming: voor alle vragen over privacy, gegevensbescherming en het uitoefenen van uw rechten kunt u rechtstreeks contact opnemen met onze verantwoordelijke voor gegevensbescherming via info@oculy.nl.
De optiekzaak is verantwoordelijk voor het klantcontact en de meting in de winkel; Oculy is verantwoordelijk voor het beveiligde platform en de optometrische beoordeling op afstand. Voor hun eigen schakel in de zorgketen zijn zij ieder (gezamenlijk) verwerkingsverantwoordelijke; de onderlinge rolverdeling is vastgelegd in een gegevens- en samenwerkingsovereenkomst. Zie de gezamenlijke regeling (AVG art. 26).
2. Op wie heeft deze verklaring betrekking?
- Websitebezoekers en personen die het offerte-/contactformulier gebruiken;
- Gebruikers van het partnerportaal (medewerkers van aangesloten organisaties);
- Patiënten/cliënten van wie dossiers via Oculy worden beoordeeld (informatie via partner én via Oculy, AVG art. 13/14).
3. Welke persoonsgegevens?
3.1 Website en zakelijk contact
- Contactgegevens die u zelf invult (naam, e-mail, organisatie, telefoon indien opgegeven, berichtinhoud);
- Technische gegevens die de server nodig heeft om de site te leveren (bijv. IP-adres in serverlogs), voor zover die worden vastgelegd.
3.2 Partnerportaal (gebruikersaccounts)
- Naam, e-mailadres, rol, organisatietoebehoren;
- Authenticatiegegevens (wachtwoordhash; Authenticator-codes voor login);
- Sessie- en beveiligingsgegevens (zie cookiebeleid);
- Auditloggegevens (wie welke handeling verrichtte, wanneer).
3.3 Patiëntdossiers (bijzondere persoonsgegevens)
Gegevens over gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens (AVG art. 9). In dossiers kunnen onder meer voorkomen:
- Identificerende gegevens: naam, adres, geboortedatum, geslacht, telefoon, e-mail;
- Burgerservicenummer (BSN) en documentnummer, voor zover noodzakelijk en toegestaan in de zorgcontext;
- Anamnese, refractie, visus, spleetlampbevindingen;
- Beeldmateriaal (fundus, OCT; optioneel spleetlamp);
- Verzekeraar, huisarts (AGB), toestemmingsregistraties;
- Beoordelingsconclusie van de optometrist en bijbehorende onderbouwing.
4. Doelen en grondslagen
| Doel | Grondslag AVG | Bijzondere gegevens |
|---|---|---|
| Beantwoorden van partner-/offertevragen | Art. 6 lid 1 sub b (precontractueel) en/of sub f (gerechtvaardigd belang: zakelijke correspondentie), of sub a (toestemming) waar van toepassing | N.v.t. (het contactformulier is uitsluitend bedoeld voor zakelijke vragen, niet voor medische gegevens) |
| Uitvoeren van de beoordelingsdienst / behandelrelatie | Art. 6 lid 1 sub b en/of sub c (wettelijke verplichtingen zorgdossier) / sub f waar passend | Art. 9 lid 2 sub h AVG (medische diagnose / zorgverlening onder beroepsgeheim), gelezen met UAVG en WGBO voor zover van toepassing |
| Toegang tot het portaal, beveiliging, audittrail | Art. 6 lid 1 sub f (gerechtvaardigd belang: beveiliging en aantoonbaarheid) en/of sub b | Art. 9 lid 2 sub h indien gekoppeld aan zorgdossier; anders zo nodig art. 9 lid 2 sub f (rechtsvorderingen) |
| Facturatie aan partners | Art. 6 lid 1 sub b en sub c (fiscale bewaarplicht) | Geen gezondheidsgegevens in facturen, tenzij strikt noodzakelijk en toegestaan |
| Kwaliteit (bijv. blinde tweede beoordeling) | Art. 6 lid 1 sub f / zorgkwaliteit; waar nodig gekoppeld aan behandeldoel | Art. 9 lid 2 sub h; waar van toepassing aanvullende toestemming of andere grond |
| Geanonimiseerd onderzoek (alleen indien aangevinkt/overeengekomen) | Afhankelijk van opzet: toestemming (art. 6 lid 1 sub a / art. 9 lid 2 sub a) of andere wettelijke grond, nooit “stilzwijgend” | Alleen na geldige uitzondering op art. 9; bij twijfel: geen verwerking |
Toestemming is niet altijd de juiste AVG-grondslag voor zorgdossiers. Voor het aanleggen van een zorgdossier is vaak een wettelijke/noodzakelijke grond van toepassing (zie de toelichting van de Autoriteit Persoonsgegevens). Voor delen met derden buiten de behandelcontext kan wél toestemming of een andere specifieke grond nodig zijn. Registratie van toestemming in het Oculy-dossier ziet mede op zorginhoudelijke en informatieve verplichtingen richting de patiënt (transparantie).
5. BSN
Het BSN mag alleen worden verwerkt wanneer dat wettelijk is toegestaan (regels rond gebruik van het burgerservicenummer in de zorg). Oculy verwerkt het BSN uitsluitend voor de doelen waarvoor dat in de zorgrelatie noodzakelijk en toegestaan is, met passende beveiliging (AVG art. 32 en de wetgeving rond het BSN in de zorg).
6. Herkomst van gegevens (AVG art. 14)
Patiëntgegevens worden doorgaans niet rechtstreeks bij de patiënt door Oculy verzameld, maar aangeleverd door de partnerorganisatie die de patiënt ziet. Categorieën: zie §3.3. De partner informeert de patiënt over de inschakeling van Oculy; Oculy maakt deze verklaring beschikbaar zodat art. 14-informatie kenbaar is.
7. Ontvangers
- Beoordelend optometristen en bevoegde Oculy-medewerkers (need-to-know);
- De partnerorganisatie die het dossier heeft ingediend;
- Huisarts of andere zorgverlener, alleen voor zover overeengekomen en rechtmatig (bijv. terugkoppeling);
- Hosting-, mail- en IT-leveranciers die als verwerker optreden onder een verwerkersovereenkomst (AVG art. 28), gevestigd in de EER bij voorkeur NL;
- Overheidsinstanties indien daartoe wettelijk verplicht.
Hosting en infrastructuur: al onze servers en databases zijn ondergebracht bij gecertificeerde datacenters binnen Nederland / de Europese Economische Ruimte (EER) onder een strikte verwerkersovereenkomst.
8. Doorgifte buiten de EER
Oculy beoogt geen doorgifte van gezondheidsgegevens naar landen buiten de Europese Economische Ruimte. Indien dat toch nodig zou zijn, gebeurt dat alleen met een geldig doorgiftemechanisme (AVG hoofdstuk V, o.a. adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen) en passende aanvullende maatregelen.
9. Bewaartermijnen
| Gegeven | Termijn | Grondslag / toelichting |
|---|---|---|
| Medisch dossier inclusief beelden | In beginsel 20 jaar na einde van de behandelingsovereenkomst / laatste wijziging | WGBO art. 7:454 lid 3 BW (voor zover van toepassing), wetten.overheid.nl |
| Auditlog gekoppeld aan dossier | Gelijk aan dossiertermijn | Aantoonbaarheid, AVG art. 5 lid 2 |
| Facturatie- en administratiegegevens | 7 jaar | Fiscale bewaarplicht, o.a. art. 52 AWR |
| Offerte-/contactberichten | Maximaal 24 maanden na laatste contact, tenzij langer nodig voor overeenkomst of geschil | Dataminimalisatie, AVG art. 5 lid 1 sub e |
| Sessies | Maximaal 12 uur | Dataminimalisatie / beveiliging, AVG art. 5 lid 1 sub e en art. 32 |
10. Beveiliging
Oculy richt haar informatiebeveiligingsbeleid en technische infrastructuur in conform de normen van NEN 7510 en de Wabvpz (AVG art. 32). Maatregelen omvatten onder meer verplichte tweefactorauthenticatie (2FA), strikte multi-tenant datascheiding per praktijk, end-to-end TLS-versleuteling, geautomatiseerde back-ups en volledige auditlogging op dossierniveau.
Bij een datalek met risico voor betrokkenen geldt de meldplicht aan de Autoriteit Persoonsgegevens en waar vereist aan betrokkenen (AVG art. 33 en 34).
11. Geautomatiseerde triage en menselijke beoordeling
Oculy gebruikt een regelgebaseerde module die bevindingen ordent als werklast-/urgentie-indicatie voor de optometrist. Dit is geen volledig geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanmerkelijke gevolgen (AVG art. 22): een menselijke optometrist beoordeelt elk dossier en legt de conclusie vast. Zie de disclaimer & beoogd gebruik.
12. Uw rechten
U heeft, binnen de wettelijke kaders, onder meer recht op:
- inzage (AVG art. 15; in de zorg ook WGBO / elektronische inzage waar van toepassing);
- rectificatie (art. 16);
- wissing (art. 17), in zorgdossiers vaak beperkt door wettelijke bewaarplichten;
- beperking van de verwerking (art. 18);
- overdraagbaarheid (art. 20), voor zover van toepassing;
- bezwaar tegen verwerking op grond van art. 6 lid 1 sub f (art. 21);
- intrekking van toestemming, als toestemming de grondslag was (art. 7 lid 3), zonder dat eerdere rechtmatige verwerking ongedaan wordt.
Verzoeken: info@oculy.nl. Oculy reageert in beginsel binnen één maand (AVG art. 12 lid 3). Patiënten kunnen ook via hun optiekzaak/huisarts een verzoek indienen; Oculy en de partner stemmen af wie het verzoek afhandelt volgens de gezamenlijke regeling.
Klacht bij de toezichthouder: Autoriteit Persoonsgegevens, autoriteitpersoonsgegevens.nl (AVG art. 77).
13. DPIA
Omdat Oculy bijzondere persoonsgegevens (oogheelkundige en optometrische dossiers) verwerkt, toetst en borgt Oculy de privacyrisico's en beveiligingsmaatregelen doorlopend aan de hand van een Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) conform artikel 35 AVG.
14. Wijzigingen
Oculy kan deze verklaring wijzigen als wetgeving of de dienst wijzigt. De actuele versie staat op deze pagina. Bij ingrijpende wijzigingen worden partners geïnformeerd via het overeengekomen kanaal.