Privacyverklaring
1. Wie is verantwoordelijk?
Verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen die in deze verklaring worden beschreven (voor zover Oculy die rol vervult):
- Oculy B.V.
- Vestiging: Utrecht, Nederland
- KvK volgt na inschrijving
- E-mail: partners@oculy.nl
Functionaris gegevensbescherming (FG): Nog aan te stellen — bereikbaar via partners@oculy.nl. Bij grootschalige verwerking van bijzondere persoonsgegevens is aanstelling van een FG in beginsel verplicht. bron: AVG art. 37
Bij de optometrische beoordeling werken de optiekzaak (of andere partner) en Oculy doorgaans als zelfstandige of gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken voor hun eigen deel van de keten — niet als “verwerker/verwerkingsverantwoordelijke” in de zin van een standaard verwerkersovereenkomst. Zie de gezamenlijke regeling (AVG art. 26).
2. Op wie heeft deze verklaring betrekking?
- Websitebezoekers en personen die het offerte-/contactformulier gebruiken;
- Gebruikers van het partnerportaal (medewerkers van aangesloten organisaties);
- Patiënten/cliënten van wie dossiers via Oculy worden beoordeeld (informatie via partner én via Oculy, AVG art. 13/14).
3. Welke persoonsgegevens?
3.1 Website en zakelijk contact
- Contactgegevens die u zelf invult (naam, e-mail, organisatie, telefoon indien opgegeven, berichtinhoud);
- Technische gegevens die de server nodig heeft om de site te leveren (bijv. IP-adres in serverlogs), voor zover die worden vastgelegd.
3.2 Partnerportaal (gebruikersaccounts)
- Naam, e-mailadres, rol, organisatietoebehoren;
- Authenticatiegegevens (wachtwoordhash; e-mailcodes voor login);
- Sessie- en beveiligingsgegevens (zie cookiebeleid);
- Auditloggegevens (wie welke handeling verrichtte, wanneer).
3.3 Patiëntdossiers (bijzondere persoonsgegevens)
Gegevens over gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens. bron: AVG art. 9 In dossiers kunnen onder meer voorkomen:
- Identificerende gegevens: naam, adres, geboortedatum, geslacht, telefoon, e-mail;
- Burgerservicenummer (BSN) en documentnummer, voor zover noodzakelijk en toegestaan in de zorgcontext;
- Anamnese, refractie, visus, spleetlampbevindingen;
- Beeldmateriaal (fundus, OCT; optioneel spleetlamp);
- Verzekeraar, huisarts (AGB), toestemmingsregistraties;
- Beoordelingsconclusie van de optometrist en bijbehorende onderbouwing.
4. Doelen en grondslagen
| Doel | Grondslag AVG | Bijzondere gegevens |
|---|---|---|
| Beantwoorden van partner-/offertevragen | Art. 6 lid 1 sub b (precontractueel) en/of sub f (gerechtvaardigd belang: zakelijke correspondentie), of sub a (toestemming) waar van toepassing | N.v.t. (tenzij u zelf gezondheidsgegevens in een vrij veld zet — doe dat niet) |
| Uitvoeren van de beoordelingsdienst / behandelrelatie | Art. 6 lid 1 sub b en/of sub c (wettelijke verplichtingen zorgdossier) / sub f waar passend | Art. 9 lid 2 sub h AVG (medische diagnose / zorgverlening onder beroepsgeheim), gelezen met UAVG en WGBO voor zover van toepassing |
| Toegang tot het portaal, beveiliging, audittrail | Art. 6 lid 1 sub f (gerechtvaardigd belang: beveiliging en aantoonbaarheid) en/of sub b | Art. 9 lid 2 sub h indien gekoppeld aan zorgdossier; anders zo nodig art. 9 lid 2 sub f (rechtsvorderingen) |
| Facturatie aan partners | Art. 6 lid 1 sub b en sub c (fiscale bewaarplicht) | Geen gezondheidsgegevens in facturen, tenzij strikt noodzakelijk en toegestaan |
| Kwaliteit (bijv. blinde tweede beoordeling) | Art. 6 lid 1 sub f / zorgkwaliteit; waar nodig gekoppeld aan behandeldoel | Art. 9 lid 2 sub h; waar van toepassing aanvullende toestemming of andere grond |
| Geanonimiseerd onderzoek (alleen indien aangevinkt/overeengekomen) | Afhankelijk van opzet: toestemming (art. 6 lid 1 sub a / art. 9 lid 2 sub a) of andere wettelijke grond — nooit “stilzwijgend” | Alleen na geldige uitzondering op art. 9; bij twijfel: geen verwerking |
Toestemming is niet altijd de juiste AVG-grondslag voor zorgdossiers. Voor het aanleggen van een zorgdossier is vaak een wettelijke/noodzakelijke grond van toepassing. bron: Autoriteit Persoonsgegevens, Gezondheidsgegevens in een dossier Voor delen met derden buiten de behandelcontext kan wél toestemming of een andere specifieke grond nodig zijn. Registratie van toestemming in het Oculy-dossier ziet mede op zorginhoudelijke en informatieve verplichtingen richting de patiënt (transparantie).
5. BSN
Het BSN mag alleen worden verwerkt wanneer dat wettelijk is toegestaan (regels rond gebruik van het burgerservicenummer in de zorg). Oculy verwerkt het BSN uitsluitend voor de doelen waarvoor dat in de zorgrelatie noodzakelijk en toegestaan is, met passende beveiliging. bron: AVG art. 32; wetgeving BSN in de zorg
6. Herkomst van gegevens (AVG art. 14)
Patiëntgegevens worden doorgaans niet rechtstreeks bij de patiënt door Oculy verzameld, maar aangeleverd door de partnerorganisatie die de patiënt ziet. Categorieën: zie §3.3. De partner informeert de patiënt over de inschakeling van Oculy; Oculy maakt deze verklaring beschikbaar zodat art. 14-informatie kenbaar is.
7. Ontvangers
- Beoordelend optometristen en bevoegde Oculy-medewerkers (need-to-know);
- De partnerorganisatie die het dossier heeft ingediend;
- Huisarts of andere zorgverlener, alleen voor zover overeengekomen en rechtmatig (bijv. terugkoppeling);
- Hosting-, mail- en IT-leveranciers die als verwerker optreden onder een verwerkersovereenkomst (AVG art. 28), gevestigd in de EER bij voorkeur NL;
- Overheidsinstanties indien daartoe wettelijk verplicht.
Hostingleverancier: Hosting binnen de EER (leverancier wordt vastgelegd vóór productie).
8. Doorgifte buiten de EER
Oculy beoogt geen doorgifte van gezondheidsgegevens naar landen buiten de Europese Economische Ruimte. Indien dat toch nodig zou zijn, gebeurt dat alleen met een geldig doorgiftemechanisme (AVG hoofdstuk V, o.a. adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen) en passende aanvullende maatregelen.
9. Bewaartermijnen
| Gegeven | Termijn | Grondslag / toelichting |
|---|---|---|
| Medisch dossier inclusief beelden | In beginsel 20 jaar na einde van de behandelingsovereenkomst / laatste wijziging | WGBO art. 7:454 lid 3 BW (voor zover van toepassing) — wetten.overheid.nl |
| Auditlog gekoppeld aan dossier | Gelijk aan dossiertermijn | Aantoonbaarheid — AVG art. 5 lid 2 |
| Facturatie- en administratiegegevens | 7 jaar | Fiscale bewaarplicht — o.a. art. 52 AWR |
| Offerte-/contactberichten | Maximaal 24 maanden na laatste contact, tenzij langer nodig voor overeenkomst of geschil | Dataminimalisatie — AVG art. 5 lid 1 sub e |
| Sessies | Maximaal 12 uur | Dataminimalisatie / beveiliging — AVG art. 5 lid 1 sub e en art. 32 |
10. Beveiliging
Oculy treft passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder toegangsbeheer, versleuteling onderweg (TLS in productie), auditlogging, multi-tenant scheiding en login met e-mailcode. bron: AVG art. 32 Voor zorginformatiesystemen is NEN 7510 de in Nederland gangbare invulling van passende beveiliging, in samenhang met de Wabvpz. bron: Wabvpz — wetten.overheid.nl BWBR0038556 Certificering is niet wettelijk verplicht, maar aantoonbare naleving wel relevant; de actuele status van het Oculy-ISMS is intern vastgelegd en nog niet als “gecertificeerd” te claimen zonder certificaat.
Bij een datalek met risico voor betrokkenen geldt de meldplicht aan de Autoriteit Persoonsgegevens en waar vereist aan betrokkenen. bron: AVG art. 33 en 34
11. Geautomatiseerde risicindicatie
Oculy gebruikt een regelgebaseerde module die bevindingen ordent als werklast-/urgentie-indicatie voor de optometrist. Dit is geen volledig geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanmerkelijke gevolgen: een menselijke optometrist beoordeelt elk dossier en legt de conclusie vast. bron: AVG art. 22 Zie de disclaimer & beoogd gebruik.
12. Uw rechten
U heeft — binnen de wettelijke kaders — onder meer recht op:
- inzage (AVG art. 15; in de zorg ook WGBO / elektronische inzage waar van toepassing);
- rectificatie (art. 16);
- wissing (art. 17) — in zorgdossiers vaak beperkt door wettelijke bewaarplichten;
- beperking van de verwerking (art. 18);
- overdraagbaarheid (art. 20), voor zover van toepassing;
- bezwaar tegen verwerking op grond van art. 6 lid 1 sub f (art. 21);
- intrekking van toestemming, als toestemming de grondslag was (art. 7 lid 3), zonder dat eerdere rechtmatige verwerking ongedaan wordt.
Verzoeken: partners@oculy.nl. Oculy reageert in beginsel binnen één maand. bron: AVG art. 12 lid 3 Patiënten kunnen ook via hun optiekzaak/huisarts een verzoek indienen; Oculy en de partner stemmen af wie het verzoek afhandelt volgens de gezamenlijke regeling.
Klacht bij de toezichthouder: Autoriteit Persoonsgegevens — autoriteitpersoonsgegevens.nl. bron: AVG art. 77
13. DPIA
Voor grootschalige verwerking van bijzondere persoonsgegevens, gecombineerd met geautomatiseerde ordening van dossiers, is een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) vereist. bron: AVG art. 35 Status: Uit te voeren vóór eerste productie-inzending met patiëntgegevens.
14. Wijzigingen
Oculy kan deze verklaring wijzigen als wetgeving of de dienst wijzigt. De actuele versie staat op deze pagina. Bij ingrijpende wijzigingen worden partners geïnformeerd via het overeengekomen kanaal.